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Se consideri l’adozione di un software documentale, forse ti sarai reso conto che un’azienda con obiettivi di crescita, con un progetto di evoluzione, non può permettersi di gestire i processi interni manualmente, come vent’anni fa. Questo è vero soprattutto per la gestione dei documenti e dei file: un software documentale, infatti, non serve (solo!) a risparmiare risme di carta o salvare gli alberi della foresta amazzonica. Un software documentale può infatti influire sullo stile di lavoro di un’azienda in evoluzione, snellendo i processi, velocizzando l’accesso alle informazioni, regolando le policy di visibilità dei documenti e trasformando, per una parte, un’azienda naif in una eccellenza all’avanguardia.

3 effetti virtuosi ed immediati della gestione documentale:

Software documentale e risparmio di tempo

Fai finta di essere un foglio di carta: se sei sulla scrivania di Pippo, non potrai essere contemporaneamente letto da Pluto. Se Pluto ti vuole leggere deve alzarsi, andare da Pippo, chiedere il foglio, subirsi la tiritera del “si chiama Pietro”, far finta di ridere, tornare al proprio posto. Il tutto moltiplicato per due, considerando il tragitto di ritorno sulla scrivania originaria. Avere un DMS (un software documentale), permette di recuperare ogni documento in tempo reale con un click, senza dover interrompere le attività proprie o dei colleghi, spostarsi o chiedere in giro. Il tempo che un dipendente perde a reperire  un contratto, un disegno, un ordine, l’azienda lo paga. Moltiplica questo costo per tutti i dipendenti e per tutti i giorni lavorativi, e capirai quanto sia costoso lavorare senza un software documentale.

Software documentale ed iter di approvazione

Quello che hai letto prima, vale per la conservazione. Se poi il tuo foglio di carta è un documento che richiede un certo iter per essere controllato, validato, protocollato, approvato, ed avanzato, allora le cose si fanno ancora più complicate e lente. Pensa ai cicli di approvazione delle offerte o degli ordini d’acquisto: Senza un DMS ( un software documentale), per essere approvato, un documento dovrà passare da una scrivania all’altra con il il rischio di essere perso, sbrodolato col moccaccino, e soprattutto con l’evenienza che venga bloccato da qualche “collo di bottiglia” come una malattia o un referente in ferie. Potendo gestire i cicli approvativi con notifiche, in mobilità ed in tempo reale, i processi scorreranno veloci e senza intoppi.

Software documentale e sicurezza nella circolazione delle informazioni

La gestione cartacea, oltre ad occupare spazio fisico, crea un problema di sicurezza: a meno che i faldoni non vengano chiavistellati e la chiave sia nascosta dal titolare dentro al calzino, il rischio che qualche dipendente vada a mettere il naso non è remoto. E tra furti di dati aziendali e GDPR, non è una cosa da prendere alla leggera. Un DMS, invece, permette l’accesso a file e documenti solamente a chi possiede i privilegi adeguati per vedere tali informazioni. Ad esempio, un tecnico non deve poter vedere le fatture, un commerciale non dovrebbe poter vedere le paghe dei colleghi, ecc. Inoltre traccia gli accessi alle informazioni, registrando chi vede cosa.

Altre cose da sapere assolutamente sul software documentale:

  • E’ uno strumento tecnologicamente avanzato, con OCR, IRC, OMR , riconoscimento dei checkbox, dei barcode, della scrittura manuale, ecc. Insomma una miniera di informazioni verrà resa immediatamente disponibile, modificabile, copiabile, e gestibile in qualsiasi modalità sia necessaria.
  • E’ integrabile con le email e con le pec.
  • Gestisce il  versioning dei documenti, conservando la cronologia delle modifiche operate nel tempo, e quindi minimizzando la possibilità di errori non recuperabili o di mancanza di informazioni sui processi.
  • Infine, in tempi di obbligatorietà della conservazione delle fatture elettroniche, avere un qualche tipo di gestione documentale diventa quasi una scelta  obbligata.

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