Il programma per contabilità è un acquisto che si può evitare?

Al giorno d’oggi è ancora possibile gestire le fatture con strumenti “naif” come Word ed Excel?

Sono molte le micro aziende o i professionisti che si chiedono cosa cambierà da gennaio prossimo, quando sarà obbligatorio passare alla fatturazione elettronica. Potranno continuare a gestire le fatture in casa? Dovranno acquistare un programma per contabilità? Assumere un ragioniere? Cedere il proprio quinto dello stipendio al commercialista?

Calma, calma, ho una buona notizia: sarà ancora possibile continuare a gestire la contabilità con il fai-da-te (anche se non con Excel o Word).

L’Agenzia delle Entrate, infatti, mette a disposizione gli strumenti gratuiti per continuare ad emettere, ricevere e conservare le fatture anche senza spendere una lira in un programma per contabilità.

La cattiva notizia è che la gestione manuale delle fatture sarà inevitabilmente più complicata di prima.

Ecco cosa aspettarsi:

La fattura elettronica è un file di testo più complicato della tua vecchia fattura (word o Excel che fosse).

La differenza sta nel fatto che, mentre in word puoi scrivere più o meno quello che vuoi, con la fattura elettronica dovrai produrre un documento che rispetti uno schema ben preciso, in modo che possa essere elaborato in automatico dai software dell’agenzia delle entrate.

Anche sapendo come strutturare i dati, il documento non po’ essere creato in word o simili ma deve essere un file XML ( (eXtensible Markup Language), ovvero una sorta di “dialetto” informatico attraverso il quale dei potenti computer (in questo caso quelli dell’agenzia delle entrate) immagazzinano dati.

Ovviamente un programma per contabilità renderebbe elementare la creazione di fatture digitali a norma, ma esistono anche dei software gratuiti che permettono di produrre fatture in formato elettronico standard.

L’Agenzia delle Entrate o le Camere di Commercio, ad esempio, offrono strumenti free.

Prima di esultare, sappi però che questi software rischierebbero di far saltare le coronarie anche al Dalai Lama.

Attenzione agli strumenti gratuiti!

Qualche motivo: non ci sono controlli sulle somme e percentuali, i calcoli vanno fatti manualmente; le fatture vanno numerate a mano; in caso di errore nell’inserimento della partita iva o di altri parametri, il sistema lo segnalerebbe solo al momento dell’invio, costringendo a ricominciare da capo la compilazione; ecc.

Una gestione simile genera inevitabilmente errori, perdite di tempo, inefficienze e tempi lunghi di apprendimento.

Inoltre una volta creata la fattura elettronica, questa deve essere manualmente :
1) Caricata dentro al portale dell’agenzia delle entrate
2) Immagazzinata in un ambiente di conservazione a norma di legge

Un programma per contabilità, invece, permette una compilazione automatica delle fatture, con controlli incrociati in grado di minimizzare la possibilità di errore umano e ridurre drasticamente i tempi per la compilazione, e soprattutto di trasmissione e conservazione.

Solitamente, il programma per contabilità permette di agganciare il modulo per la fatturazione elettronica al gestionale aziendale. Ciò significa accesso diretto alle anagrafiche cliente, senza doverle trascrivere ogni volta da zero.

Significa ottenere assistenza sul prodotto, formazione all’utilizzo, inviti ad incontri e webinar pensati per facilitare al cliente l’introduzione della nuova normativa, significa ricevere newsletter su novità, adempimenti, normative.

Come conservare ed inviare le fatture elettroniche?

Come accennato, oltre alla creazione della fattura in formato elettronico, vanno considerate  altre due complicazioni: la conservazione e l’invio.

Conservazione: dal 2019 non potrai più far prendere polvere alle fatture, abbandonandole in qualche scaffale o scatolone. Da gennaio le fatture andranno depositate in conservazione sostitutiva (ad esempio nello spazio  gratuito offerto dall’agenzia delle entrate) oppure in qualche altro cloud accreditato (di solito messo a disposizione dal fornitore di programma per contabilità, a pagamento).

Anche per l’invio delle fatture le cose si complicano: prima era sufficiente mandare il PDF ad una qualsiasi mail, privata o aziendale. Da gennaio, invece, le fatture andranno inviate all’Agenzia delle Entrate tramite un sistema di interscambio (SDI). Sarà poi l’Agenzia delle Entrate a recapitarne una copia al cliente finale.

Per l’invio tramite SDI, i canali sono tre, di cui i primi due gratuiti:

  • Puoi inviare la fattura elettronica tramite PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, firmando il documento digitalmente. Devi quindi avere una pec e la firma digitale.
  • Puoi creare ed inviare la fattura utilizzando lo strumento gratuito dell’Agenzia delle Entrate (che oltre alla creazione, permette anche l’invio delle fatture tramite SDI)
  • Puoi infine utilizzare i canali accreditati agganciati al programma per contabilità che hai acquistato.

E quindi, si può vivere senza programma per contabilità?

La risposta semplice è che se fai 5-10 fatture al mese la cosa è ancora sostenibile, oltre tali valori la gestione diventa troppo complicata e costosa in termini di tempo.

In caso di poche fatture mensili, le soluzioni free rendono ragionevole il rischio e l’incertezza a fronte del beneficio economico.

Per contro, le aziende che emettono un discreto numero di fatture ogni mese, rischierebbero, affidandosi a strumenti gratuiti, di bloccare la propria operatività ed incorrere in errori, sanzioni, e tanto tanto stress.